📝 📋 Apple Notes et Rappels, une histoire d’inbox

J’avais envie de partager avec vous mon fonctionnement avec Rappels et Apple Notes. Au fil du temps, j’ai simplifiĂ© et, je pense, optimiser ma façon de faire. Je vous explique tout ça.

J’avais dĂ©jĂ  parlĂ© de la mĂ©thode GTD sur le blog. J’avais Ă©voquĂ© ça dans mon article sur Things 3. Et cette mĂ©thode continue de m’inspirer dans mon organisation mĂȘme si je ne l’applique pas Ă  la lettre. J’ai gardĂ© quelques concepts mais j’ai simplifiĂ© tout ça pour me simplifier la vie.

historique

J’avais la fĂącheuse tendance de vouloir absolument tout ranger dans des dossiers, avec des sous-dossiers. Ça demandait beaucoup de temps pour ranger tout ça. Au final, je ne le faisais pas et ça devenait un bordel monstre.

Et je faisais pareil avec les tĂąches, elles arrivaient toutes dans ma inbox. Ensuite, je devais les traiter, leur donner une date d’Ă©chĂ©ance, des mots-clĂ©s, etc. Bref, ça devenait un bordel sans nom qui ne me donnait pas envie d’utiliser ces 2 outils. Personnellement, quand un outil devient trop compliquĂ© Ă  utiliser, j’ai tendance Ă  faire l’autruche et ne plus m’y intĂ©resser.

J’ai donc dĂ©cider de simplifier tout ça pour que ça (re)devienne un plaisirs Ă  utiliser et un vĂ©ritable outil de productivitĂ©.

MĂ©thode actuel

Tout passe par une “Inbox” đŸ“„. Que je sois dans Notes ou dans Rappels, tout passe par une boite de rĂ©ception.

C’est ce que j’ai gardĂ© de la mĂ©thode GTD. Et le principe est plutĂŽt simple : tout ce qui est dans cette boite est Ă  faire !

C’est seulement ensuite que je range. On dĂ©taille ça pour les deux applications dans la suite.

Taches : Inbox = Ă  faire ou Ă  planifier

đŸ“„ inbox = Ă  faire ou Ă  planifier

Dans Rappels,j’ai 4 listes :

  • inbox
  • todo
  • courses
  • routines

La liste « courses Â» est partagĂ©e avec ma femme et on fait notre liste de course dedans (d’oĂč le nom 😅). Dans la liste « routines Â», je range toutes mes tĂąches rĂ©pĂ©titives et rĂ©currentes (sortir les poubelles le mercredi, arroser les plantes, relevĂ© mes compteurs mensuellement, etc.). Mais, je ne vais pas m’attarder sur ces deux listes.

On va se concentrer sur « đŸ“„ inbox Â» et « âœ… todo Â». La premiĂšre me permet de collecter toutes mes tĂąches. Que je passe par un raccourcis, un widget, par Siri, directement depuis l’application, la tĂąche que j’ajoute arrive dans Inbox.

LĂ , j’ai 2 situations diffĂ©rentes :

  • Soit c’est un rappel que j’ai ajoutĂ© parce que je dois traiter ça dans la journĂ©e au plus tard (« Dis Siri Rappelle-moi d’aller chercher du pain aujourd’hui Ă  16h Â», c’est le genre de tĂąche qui reste dans « đŸ“„ inbox Â») et je le laisse dans « đŸ“„ inbox Â» le temps de cocher la tĂąche.
  • Soit c’est un rappel que j’ai ajoutĂ© mais que je dois traiter plus tard et lĂ , j’ajoute une date d’échĂ©ance, une heure pour la notification et un ou deux mots-clĂ©s et je transfĂšre la tĂąche dans la liste « âœ… todo Â».

Dans la mĂ©thode GTD, aprĂšs l’Ă©tape oĂč l’on collecte, l’Ă©tape est “traiter” et dans cette Ă©tape si cela prend “moins de 2 minutes”, il faut le faire tout de suite oĂč le dĂ©lĂ©guer.

Moi, j’ai adaptĂ© ça Ă  la journĂ©e. Si ça doit ĂȘtre fait dans la journĂ©e. Je le laisse dans ma « đŸ“„ inbox Â» et j’effectue la tĂąche dans la journĂ©e.

Notes : Inbox (dossier Notes par défaut) = en cours

Le dossier par dĂ©faut Notes regroupent toutes les notes qui sont “en cours”

Le principe dans Notes est le mĂȘme que dans Rappels. J’utilise le dossier “Notes” par dĂ©faut comme une đŸ“„ inbox. DĂšs que je crĂ©e une notes, elle se retrouve dans le dossier par dĂ©faut.

Ensuite, je traite mes notes. Et lĂ , j’ai 2 options :

  • C’est un truc en cours (comme une prĂ©sentation Ă  faire, un texte Ă  Ă©crire, etc.)
  • C’est un truc fini (un lien que je veux garder, un fichier Ă  archiver, etc.)

Dans le premier cas, la note reste dans mon dossier par dĂ©faut tant que ce n’est pas fini.

Dans le second cas, je complĂšte ma note avec un mot-clĂ© si besoin et puis je classe ma note dans 1 des 3 dossiers que j’ai selon la nature de cette notes.

Mes 3 dossiers :

  • 🏠 perso : regroupe toutes mes notes personnelles
  • 🏭 pro : regroupe toutes mes notes professionnelles
  • đŸ—„ïž archives : regroupe toutes les notes que je veux garder mais qui n’ont pas besoin d’ĂȘtre dans l’un des 2 dossiers plus haut. Typiquement l’exemple est une facture d’achat. J’ai rĂ©cemment achetĂ© un nouvel iPad Pro, j’ai scannĂ© la facture, j’ai ajoutĂ© un mot-clĂ© “facture” et je l’ai rangĂ© dans le dossier đŸ—„ïž archives car j’ai besoin de pouvoir retrouver cette facture mais je n’ai pas besoin qu’elle encombre mon dossier 🏠 perso quand je cherche une note dedans.

VoilĂ , vous savez tout ! Bien Ă©videmment cette mĂ©thode n’est pas parfaite mais elle me correspond parfaitement. J’ai rĂ©ussi Ă  Ă©liminer toutes les frictions que je pouvais avoir par le passĂ©.

Comme d’habitude : si vous avez des questions, n’hĂ©sitez pas !

6 réponses

  1. trÚs intéressant, merci !

    1. Avec plaisirs. Merci pour ton commentaire

  2. Article encore une fois trÚs intéressant, compréhensible et utile. Merci beaucoup pour ce partage .

    1. Merci Ă  toi pour ton commentaire.

  3. Super cool
    Est ce que l’évolution des applications a changer le protocole

    1. Non pas tant que ça ! J’ai adaptĂ© quelques petits dĂ©tails mais l’ensemble du protocole reste le mĂȘme, seuls les applications ont changĂ©.

Laisser un commentaire

%d blogueurs aiment cette page :