📝 📋 Apple Notes et Rappels, une histoire d’inbox

J’avais envie de partager avec vous mon fonctionnement avec Rappels et Apple Notes. Au fil du temps, j’ai simplifié et, je pense, optimiser ma façon de faire. Je vous explique tout ça.

J’avais déjà parlé de la méthode GTD sur le blog. J’avais évoqué ça dans mon article sur Things 3. Et cette méthode continue de m’inspirer dans mon organisation même si je ne l’applique pas à la lettre. J’ai gardé quelques concepts mais j’ai simplifié tout ça pour me simplifier la vie.

historique

J’avais la fâcheuse tendance de vouloir absolument tout ranger dans des dossiers, avec des sous-dossiers. Ça demandait beaucoup de temps pour ranger tout ça. Au final, je ne le faisais pas et ça devenait un bordel monstre.

Et je faisais pareil avec les tâches, elles arrivaient toutes dans ma inbox. Ensuite, je devais les traiter, leur donner une date d’échéance, des mots-clés, etc. Bref, ça devenait un bordel sans nom qui ne me donnait pas envie d’utiliser ces 2 outils. Personnellement, quand un outil devient trop compliqué à utiliser, j’ai tendance à faire l’autruche et ne plus m’y intéresser.

J’ai donc décider de simplifier tout ça pour que ça (re)devienne un plaisirs à utiliser et un véritable outil de productivité.

Méthode actuel

Tout passe par une “Inbox” 📥. Que je sois dans Notes ou dans Rappels, tout passe par une boite de réception.

C’est ce que j’ai gardé de la méthode GTD. Et le principe est plutôt simple : tout ce qui est dans cette boite est à faire !

C’est seulement ensuite que je range. On détaille ça pour les deux applications dans la suite.

Taches : Inbox = à faire ou à planifier

Dans Rappels,j’ai 4 listes :

• inbox
• todo
• courses
• routines

La liste « courses » est partagée avec ma femme et on fait notre liste de course dedans (d’où le nom 😅). Dans la liste « routines », je range toutes mes tâches répétitives et récurrentes (sortir les poubelles le mercredi, arroser les plantes, relevé mes compteurs mensuellement, etc.). Mais, je ne vais pas m’attarder sur ces deux listes.

On va se concentrer sur « 📥 inbox » et « ✅ todo ». La première me permet de collecter toutes mes tâches. Que je passe par un raccourcis, un widget, par Siri, directement depuis l’application, la tâche que j’ajoute arrive dans Inbox.

Là, j’ai 2 situations différentes :

• Soit c’est un rappel que j’ai ajouté parce que je dois traiter ça dans la journée au plus tard (« Dis Siri Rappelle-moi d’aller chercher du pain aujourd’hui à 16h », c’est le genre de tâche qui reste dans « 📥 inbox ») et je le laisse dans « 📥 inbox » le temps de cocher la tâche.
• Soit c’est un rappel que j’ai ajouté mais que je dois traiter plus tard et là, j’ajoute une date d’échéance, une heure pour la notification et un ou deux mots-clés et je transfère la tâche dans la liste « ✅ todo ».

Dans la méthode GTD, après l’étape où l’on collecte, l’étape est “traiter” et dans cette étape si cela prend “moins de 2 minutes”, il faut le faire tout de suite où le déléguer.

Moi, j’ai adapté ça à la journée. Si ça doit être fait dans la journée. Je le laisse dans ma « 📥 inbox » et j’effectue la tâche dans la journée.

Notes : Inbox (dossier Notes par défaut) = en cours

Le principe dans Notes est le même que dans Rappels. J’utilise le dossier “Notes” par défaut comme une 📥 inbox. Dès que je crée une notes, elle se retrouve dans le dossier par défaut.

Ensuite, je traite mes notes. Et là, j’ai 2 options :

• C’est un truc en cours (comme une présentation à faire, un texte à écrire, etc.)
• C’est un truc fini (un lien que je veux garder, un fichier à archiver, etc.)

Dans le premier cas, la note reste dans mon dossier par défaut tant que ce n’est pas fini.

Dans le second cas, je complète ma note avec un mot-clé si besoin et puis je classe ma note dans 1 des 3 dossiers que j’ai selon la nature de cette notes.

Mes 3 dossiers :

• 🏠 perso : regroupe toutes mes notes personnelles
• 🏭 pro : regroupe toutes mes notes professionnelles
• 🗄️ archives : regroupe toutes les notes que je veux garder mais qui n’ont pas besoin d’être dans l’un des 2 dossiers plus haut. Typiquement l’exemple est une facture d’achat. J’ai récemment acheté un nouvel iPad Pro, j’ai scanné la facture, j’ai ajouté un mot-clé “facture” et je l’ai rangé dans le dossier 🗄️ archives car j’ai besoin de pouvoir retrouver cette facture mais je n’ai pas besoin qu’elle encombre mon dossier 🏠 perso quand je cherche une note dedans.

Voilà, vous savez tout ! Bien évidemment cette méthode n’est pas parfaite mais elle me correspond parfaitement. J’ai réussi à éliminer toutes les frictions que je pouvais avoir par le passé.

Comme d’habitude : si vous avez des questions, n’hésitez pas !